Column

Ook u zult regelmatig met uw medewerkers, klanten of leveranciers bij elkaar komen. Vaak gebeurt dat in een horecagelegenheid of op een mooie locatie waar een aantal mensen een presentatie geven over onderwerpen die voor het gehoor interessant zijn. Los van het netwerken en het elkaar fysiek ontmoeten, vallen de resultaten in de praktijk heel vaak tegen, merk ik in mijn presentatiepraktijk.

Het afgelopen jaar heb ik bijna 100 presentaties in opdracht van een organisatie gegeven. Ik ben dus vaak een van de sprekers bij evenementen en seminars.  Wat mij dan opvalt tijdens de voorbereidingen en uitvoering van deze bijeenkomsten is dat heel veel energie wordt gestoken in het organiseren van het evenement; het sturen van een mooie uitnodiging, het regelen van de locatie, het informeren van de sprekers, het verwennen van de gasten tijdens de bijeenkomst en natuurlijk niet te vergeten, de borrel na afloop. Al deze aspecten zijn vaak top geregeld.

Vaak stel ik in de voorbereiding aan mijn opdrachtgevers de voor de hand liggende vraag:
“Wanneer is de bijeenkomst geslaagd?”

De vraag ligt voor de hand, maar het antwoord vaak niet. Veelal gaan de antwoorden over het aantal mensen dat aanwezig is, of dat men een plezierige bijeenkomst heeft gehad of geïnspireerd de zaal verlaat.

Dat doet me denken aan de volgende metafoor. Wanneer een karateka een plank door wil slaan dan richt hij niet, zoals vele anderen dat wel doen, zijn energie op het plankje. Hij zoektj een punt achter het plankje,  waardoor hij weet dat hij zijn kansen vergroot om het plankje door te slaan. Want onze hersenen hebben van nature meegekregen dat wanneer er gevaar dreigt je moet stoppen. Iedereen ‘remt’ dus af, behalve wellicht als je ADHD hebt.  Dus wil je door het plankje gaan, dan zul je je energie achter het plankje moeten richten. Anders heb je  een erg bezeerde hand en een ongeschonden plankje.

Ook bij dit soort evenementen en presentaties is mijn advies, focus veel meer ‘achter het plankje’  door bijvoorbeeld te zeggen: wat kunnen we vooraf al doen,  waardoor mensen uitkijken naar de presentatie en al een beetje geprimed zijn waardoor de kans dat ons verhaal ook daadwerkelijk goed ontvangen wordt, vergroot wordt. Ook is het van belang om na te denken over de opvolging van de bijeenkomst. Hoe gaan de managers dit op de agenda zetten, hoe zorgen wij ervoor dat nadat er een goed verhaal is neergezet de mensen in de zaal er ook daadwerkelijk iets mee gaan doen en hoe kunnen we die transfer naar de praktijk al in de presentatie realiseren?

Op het moment dat u dat soort vragen vooraf stelt en ook op de agenda zet, zult u merken dat u veel minder energie hoeft te steken in het organiseren van het evenement en dat veel energie gaat in het regisseren van de toepassing en de effecten in de praktijk. Met andere woorden, wanneer u bijeenkomsten organiseert, denk vaker ‘achter het plankje’  en geniet van de maximale effecten.  Ik verwijs u graag naar het bijgaande artikel van mijn collega Petra, die diverse best-practices voor u op een rijtje zet.

Mario Bierkens