De laatste nieuwjaarsrecepties zijn achter de rug. Juist nu gaat het erom mensen een positieve push mee te geven om van de rest van het jaar een succes te maken. Hoe u dat kunt doen? Ervaar een paar voorbeelden die goed hebben gewerkt bij diverse Intenza relaties.

Een bijeenkomst of kick-off: Wat u vooraf en achteraf kunt doen!
Mario schreef in zijn column over achter het plankje denken. U kunt dit prima invullen door niet alleen te denken in het moment van de kick-off maar ook ervoor en erna. Een paar voorbeelden:

Eén van de klanten van Intenza is een ICT bedrijf.  Zij heeft als thema centraal gesteld Het verrassen van klanten en verwachtingen overtreffen. De kick-off vond plaats op een indoorskibaan met een prachtig programma. Echter, de meeste impact had een relatief goedkope verrassing bij thuiskomst. Op het thuisadres lag een klein flesje glühwein klaar, met de tekst “Fijn dat je er was, we gaan er een groot succes van maken!”. Juist op dit gebaar heeft de directeur veel reacties gekregen. De reactie van de directeur na afloop: ‘Ik hoef nu nooit meer aan iemand uit te leggen hoe verrassen voelt’.

Een andere relatie van Intenza heeft de kick-off meteen gekoppeld aan een actie richting relaties. Zo werden de week na de kick-off een persoonlijk nieuwjaarsbezoek gebracht aan prospects en relaties. De reacties van de bezochte relaties waren unaniem positief. Bovendien hebben al deze bezoeken veel nuttige informatie opgeleverd en in een aantal gevallen ook nieuwe opdrachten of vervolgafspraken.

Een andere Intenza relatie pakt het anders aan. Wat valt van deze organisatie te leren?
Ruim voor de gezamenlijke kick-off volgt het management bij Intenza een workshop hoe zij voorafgaand aan de meeting kan ‘primen’ (zorgen voor een goede hechtlaag voor de acties die hierna volgen: zie ook het boek the Management Makeover) en hoe zij haar inspiratie voorbeeldrol oppakt. Binnen 4 dagen na de training moest iedere manager zijn priming -en inspiratie-acties teruggekoppelen naar de directeur en zijn collega managers. Wat bovendien  onderling aanstekelijk werkt! Zo is er een aantal managers die alvast zelf is begonnen met de verkoop van een nieuw product en hun positieve ervaringen meldt tijdens het overleg met hun mensen. Een ander idee was om mensen met een rekenmachine op pad te sturen, met de tekst Op ons kun je rekenen. Op deze wijze wordt enorm veel energie gemobiliseerd en belangrijker nog, er wordt meteen proactief naar de markt gegaan!

Doe het anders dan anders
In plaats van de gebruikelijke presentaties kunt u ook andere werkvormen gehanteerd. Zo hanteerde een andere relatie het spel petje op, petje af. De presentatie bestond uit sheets. Op iedere sheet stonden 2 vragen. Door petje op, petje af konden de medewerkers kiezen op welke vraag het betreffende directielid antwoord moest geven in zijn verhaal. Dit werd zeer enthousiast ontvangen en bovendien werd de directie op deze wijze uitgedaagd om een kort en concreet antwoord te geven.
Een andere Intenza-relatie koos ervoor om de cijfers van het afgelopen jaar niet op de gebruikelijke wijze te presenteren, maar maakte hiervan een quiz. Ook kunt u natuurlijk kiezen voor een externe spreker (zie daarover het stuk over presentaties).

Succes inspireert meer dan een idee!
Een andere Intenza-relatie is een hoofdkantoor van een landelijke onderneming die haar vestigingsdirecteuren wilde stimuleren. De succesfactor is hier: kopieer successen uit de praktijk!

Eerst heeft het hoofdkantoor achterhaald welke 2 punten haar vestigingsdirecteuren in de huidige markt het meest bezig houden.

Dat bleek te zijn:
•    Hoe win je zo slim mogelijk klanten?
•    Hoe stimuleer je pro-activiteit bij je mensen?

Vervolgens werden in het land de best-practices met bewezen resultaat op de boven-genoemde punten verzameld. Deze Best practises werden aangevuld met best practises die Intenza bij haar eigen relaties had ervaren. De output?: 30 gouden tips! Deze gouden tips waren de input voor de roadshow die begeleid werd door Intenza en door 900 managers en directeuren werden bezocht. Zij zijn in drie rondes aan de slag gegaan. In ronde 1 werden tips uitgewisseld om meer te halen klantactiviteiten. In ronde 2 ging het om het inspireren van medewerkers.

Na deze 2 rondes sloten we als volgt af. ‘U kunt naar huis, veel succes ermee! Applaus.’ Zo gaat dat toch heel vaak? Iedereen gaat als een bubbelend bruistabletje naar huis, superenthousiast, maar na korte tijd is het tabletje al uitgebruist en gebeurt er niks meer. Daarom riepen we iedereen na enkele ogenblikken terug: ‘Nu krijgen jullie nog tien tips die de realisatiekracht van de beoogde acties wérkelijk vergroten.’ Zo kozen de deelnemers hun acties voor de komende vier weken en werd aangegeven hoe ze dit tot een succes konden maken. Bijvoorbeeld door hun omgeving te mobiliseren, door te starten met quick-wins, waarbij ze binnen 48 uur na de workshop de eerste beweging in gang zetten, et cetera. ‘Bepalend voor het succes van de roadshows is ten eerste dat wij veel best practises en praktijkvoorbeelden uit de markt hebben geboden, maar vooral ook dat wij de aanwezige directieteams hielpen om de eerste stap richting echte beweging te zetten’, aldus de klant.

De workshops werden actief opgevolgd. De deelnemers kregen alle gouden bewezen tips mee naar huis. Een paar weken later is een magazine met best practises is naar alle vestigingen gestuurd. Ook is de omgeving gemobiliseerd om te ondersteunen. Zo kregen de directies een menukaart met het aanbod van de verdiepende cursussen en horen zij welke concrete stappen zij kunnen nemen om hun ambities succesvoller te realiseren. Dat deze aanpak werkt, staat voor de klant als een paal boven water. De vestigingsdirectie van een van de deelnemende kantoren gaf aan: ‘Op ons kantoor is een hele positieve flow  ontstaan, iedereen heeft er plezier in om het goed te doen.”

Inspireren in reguliere overlegmomenten
Tot nu toe hebben we het over de kick-off of roadshow. Een éénmalig iets. Maar hoe doe je dat nu in reguliere overlegmomenten? Enkele voorbeelden:
•    Zo is er een klant die iedere maandagochtend in de koffiecorner

•    een half uurtje met zijn mensen bij elkaar komt en waarbij wordt

•    aangegeven wat de mensen gaan doen deze week en de rest

•    van het team brainstormt mee om daar een zo groot mogelijk

•    succes van te maken. Doordat het wekelijks is en iedere keer kort,

•    ligt hier de focus op de beweging.
•    Een ander idee is een klant die het werkoverleg compleet anders

•    heeft opgezet. Deze klant kampte met het probleem dat de

•    opkomst bij overleggen steeds minder werd en de betrokkenheid

•    daarmee ook. De mensen kwamen consumeren in plaats van

•    dat ze ideeën opdeden en bovendien lag de nadruk in de meeting

•    erg op wat er gedaan was (het verleden) in plaats van de acties

•    die men in de toekomst ging nemen. Inmiddels is dit concept

•    compleet omgegooid. Nu leveren de deelnemers vooraf aan

•    wat ze hebben gedaan en wat ze de komende weken willen
•    gaan doen en waar zij over willen sparren in het team.

•    Ze hanteren daarvoor de 4 G’s: Wat heb ik Gedaan?

•    Wat daarbij Gerealiseerd?  En Geleerd? Wat heb ik Gepland?

•    De sessie met het team is daardoor sterk ingekort en gaat vooral

•    over het uitwisselen van de best practises. Daarna maken zij

•    afspraken over wie welke succesfactoren de komende
•    weken gaan toepassen. Ook is er een oefenronde waarin men

•    met elkaar oefent op de acties die naar klanten worden

•    ondernomen. Kortom, een andere manier om veel meer uit

•    overleggen te halen. Hier waren belangrijke succesfactoren:
•    Focus op de beweging
•    Verander de werkvormen
•    Haal alles wat informerend is en over de status gaat uit het

•    overleg zelf en laat dit vooraf aanleveren. Je bespaart tijd,

•    wint aan effectiviteit en vooral aan inspiratie.

Wij wensen u een fantastisch 2010 toe met veel beweging, veel energie en als gevolg daarvan nog meer resultaat.

Petra Kerrebijn