Persoonlijke Profiel Analyse (PPA) - Intenza

+31 (0)165 74 60 15

×
Marc Willems

22 oktober 2019 door Marc Willems | HR

Persoonlijke Profiel Analyse (PPA)

Waarom een Persoonlijke Profiel Analyse (PPA)? Onderzoek wijst uit dat een mismatch van een professional u als organisatie ongeveer 65k tot 100k kost (indirecte en directe kosten) als na een jaarcontract blijkt dat iemand onvoldoende geschikt blijkt. Zonde van het geld, zonde van de tijdsinvestering en zonde van de negatieve energie die ermee gepaard ging.

Is een mismatch te voorkomen? Nooit helemaal, maar door een andere manier van selecteren toe te passen, wel voor een heel groot deel.

Met de PPA methode bent u in staat om uw HR beleid en strategie veel meer te laten renderen. U bespaart niet alleen heel veel kosten, het komt ook ten goede aan uw imago als goed werkgever.

PPA methode als HR instrument

Onderstaand overzicht geeft aan dat (succesvol) gedrag vooraf te voorspellen valt. Het gaat erom, om aan de hand van persoonlijkheidskenmerken van mensen het potentieel vast te stellen. Zo kan beoordeeld worden of iemand in staat is om het gedrag te gaan vertonen dat voldoet aan de gewenste competenties en voor effectieve resultaten gaat zorgen.

PPA Persoonlijk Profiel Analyse

Met de PPA methode kan effectief en efficiënt de voorspelbaarheid van (gewenst) gedrag inzichtelijk worden gemaakt. Deze PPA methode is zeer geschikt voor het selecteren van nieuwe professionals en voor het opstellen van een ontwikkelprogramma voor (een) bestaande medewerker (s).

Werven en selecteren met PPA

Bij selectie van kandidaten is het aan te raden om eerst onderstaande 3 stappen uit te voeren:
1. Motivatiebrief en CV screening. Indien positief stap 2.
2. Sollicitatiegesprek. Indien positief stap 3.
3. Referentie check. Bij minimaal 2 zelf te bepalen oude werkgevers referenties inwinnen. Indien positief de Persoonlijke Potentieel Analyse (PPA) inzetten.

PPA methode – Persoonlijke Profiel Analyse

De Persoonlijke Profiel Analyse (PPA) bestaat uit de 6 stappen.
1. Analyse functieprofiel met competenties en gedrag
2. Online competentie analyse op basis van persoonlijkheidskenmerken
3. Online persoonlijke gedragsanalyse (DISC)
4. Praktijksimulatie
5. Opstellen persoonlijk groei plan
6. Nabespreking met de kandidaat

In verband met de privacy wordt uiteraard vooraf altijd aan de kandidaat gevraagd of hij/zij toestemming geeft om de resultaten te delen met uw organisatie. De kandidaat dient hier formeel akkoord voor te geven en dat dient ook vastgelegd te worden.

Stap 1. Analyse functieprofiel met competenties en gedrag

Samen met u (management en HR) worden de kritische succes competenties geselecteerd om de betreffende functie succesvol binnen uw organisatie uit te voeren. U selecteert minimaal 6 en maximaal 12 competenties.

Bij iedere competentie wordt het gewenste gedag beschreven. Aan deze gedagsbeschrijvingen voldoet de ideale kandidaat. Het gedrag is te herkennen voor klanten en collega’s en is objectief meetbaar. Naast de competenties en het bijbehorende gedrag worden ook de inspanningsdoelstellingen (activiteiten) en outputdoelstellingen (omzet, klanttevredendheid, etc.) benoemd en beschreven. Voorbeeld:

Competentie Gedrag Activiteiten
Resultaatgerichtheid
  • Stelt zichzelf doelen
  • Laat proactief gedrag zien
  • Gaat voor een maximaal resultaat
  • Komt afspraken na
  • Laat zelf reflecterend vermogen zien
  • Heeft lerend vermogen
  • Deelt best best practices met collega’s
  • Trekt ‘learning lessons’ uit gemiste opdrachten/offertes
  • Pleegt minimaal x calls met klanten/prospects per week
  • Heeft minimaal x bezoeken bij klanten./ prospects per week
  • Brengt minimaal x offertes uit per wek met minimale omzet van Y
  • Bezoekt minimaal 1 klant event per maand

 

Resultaat van deze stap is een helder en duidelijk profiel van de functie. Te gebruiken voor de selectie van nieuwe collega’s en voor de ontwikkeling van bestaande collega’s.

Stap 2. Online competentie analyse op basis van persoonlijkheidskenmerken

Nadat de competenties zijn vastgesteld worden deze in het online systeem gezet en wordt online een functie aangemaakt. De kandidaat ontvangt een uitnodiging om online een potentieel meting te maken. Het persoonlijke rapport wordt direct na het afsluiten van de vragenlijst automatisch gegenereerd. Afhankelijk van uw doelstelling kan het systeem zowel een rapport voor selectie aanmaken als voor ontwikkeling. Rapporten zijn zowel in het Nederlands als in het Engels beschikbaar. De methode hiervoor is door de Universiteit Twente ontwikkeld.

Stap 3. PPA DISC

Tegelijkertijd met de online competentie meting, ontvangt de kandidaat een uitnodiging voor een persoonlijke gedragsanalyse. Hiervoor wordt de DISC analyse ingezet. Ook hiervan krijgt de kandidaat een persoonlijk rapport.

4. Praktijksimulatie

Bij deze stap gaat de kandidaat daadwerkelijk aan de slag met praktijksimulaties. Het advies is om minimaal 2 praktijksimulaties uit te voeren. Op basis van een case gaat de kandidaat een gesprek voeren. De rol van gesprekspartner wordt professioneel uitgevoerd. Bijvoorbeeld:
– Een new business gesprek;
– Een relatiebeheer gesprek;
– Een ambitiegesprek;
– Een klachtengesprek;
– Een coach gesprek;
– Een management gesprek;
– Een presentatie of een business pitch.

Als direct leidinggevende of HR professional bent uzelf aanwezig om de praktijksimulaties van de kandidaat te volgen. Zo krijgt u direct inzicht in de potentiële performance van de kandidaat in gesprek met klanten of collega’s. De kandidaat krijgt na afloop van de praktijksimulaties altijd 3 sterke punten en 3 ontwikkelpunten teruggekoppeld. Samen met u worden de bevindingen geëvalueerd en besproken. Uiteraard is daar de kandidaat niet meer bij aanwezig.

5. Opstellen Persoonlijk Groei Plan

Op basis van alle bevindingen stelt de consultant het Persoonlijke Groei Plan op. Hierin staat een analyse van de resultaten en bevindingen van alle ingezette methodieken. Zowel de sterke punten als de ontwikkelpunten worden beschreven. Ook wordt ingegaan op welke wijze de ontwikkelpunten kunnen worden ontwikkeld. Hier wordt de link gelegd naar de bestaande opleidingsmogelijkheden binnen uw organisatie. Op deze wijze krijgt de aanpak een logische structuur.

Naast het Persoonlijke Groei Plan wordt in een kort en krachtig document het advies over aanname of afwijzing van de kandidaat verwoord. Dit advies wordt altijd persoonlijk met u besproken. Dit geldt vanzelfsprekend alleen bij een selectietraject.

Ongeacht of de kandidaat wordt aangenomen (bij selectie) ontvangt de kandidaat zijn of haar persoonlijke groei plan. Bij aanname dient het rapport als leidraad voor ontwikkeling en coaching. Indien de kandidaat niet wordt aangenomen, heeft uw organisatie de kandidaat toch een persoonlijk cadeau gegeven. Zo positioneert en profileert uw organisatie zich als een professioneel en goed werkgever. In een krappe arbeidsmarkt een belangrijke factor.

6. PPA rapport en nabespreking met de kandidaat

Het PPA rapport met de bevindingen wordt altijd persoonlijk nabesproken met de kandidaat. Dit kan een persoonlijk gesprek zijn of telefonisch. In samenspraak met u wordt bepaald hoe dit vormgegeven wordt.

Met de Persoonlijke Profiel Analyse (PPA) als HR instrument haalt u meer rendement uit uw HR beleid en strategie. Door succesvol nieuwe kandidaten te selecteren voorkomt u onnodige faalkosten het eerste jaar. Het geeft bestaande professionals waardevolle input voor hun persoonlijke ontwikkeling. Dit draagt bij aan uw imago als goede werkgever.

Meer rendement uit uw HR beleid met de PPA methode?

Neem vrijblijvend contact met ons op.