Start je project met een professionele projectbriefing

Elk project begint vol energie en goede bedoelingen. Toch loopt ruim 70% van de projecten vertraging op of haalt het einddoel niet. Vaak komt dat niet door gebrek aan inzet, maar door onduidelijkheid bij de start. Een professionele projectbriefing voorkomt dat. Je legt afspraken vast, creëert gedeelde focus en voorkomt dat teams langs elkaar heen werken. In dit artikel ontdek je hoe je een sterke projectbriefing opstelt, wat er misgaat als je dit overslaat en hoe je jouw team een vliegende start geeft.

Waarom een projectbriefing onmisbaar is

Een projectbriefing is de gemeenschappelijke basis van waaruit iedereen werkt. Het document geeft antwoord op drie essentiële vragen:

1. Wat gaan we doen?
2. Waarom is dit belangrijk?
3. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Zonder briefing ontstaan al snel misverstanden. Denk aan:

• Verschillende interpretaties van dezelfde doelstelling.
• Teams die pas halverwege ontdekken dat hun werk dubbel gebeurt.
• Stakeholders die afhaken omdat ze niet snappen wat het project precies oplevert.

Een goede briefing voorkomt deze valkuilen. Het geeft structuur, schept duidelijkheid en biedt houvast gedurende het hele traject.

👉 Download de projectbriefing checklist

Wat kan er misgaan als je dit niet doet?

Veel organisaties zijn geneigd om snel te starten. “We zien onderweg wel waar we uitkomen.” Het klinkt flexibel, maar in de praktijk levert het vaak problemen op:

1. Onduidelijke doelen – Teams werken hard, maar niet aan hetzelfde resultaat.
2. Onrealistische verwachtingen – Stakeholders verwachten meer dan het project kan waarmaken.
3. Vertraging en meerkosten – Omdat er halverwege moet worden bijgestuurd, lopen budgetten uit de hand.
4. Verlies van motivatie – Teamleden raken gefrustreerd door tegenstrijdige signalen.
5. Risico op mislukking – Zonder gezamenlijk kader is de kans groot dat het project strandt.

Een projectbriefing fungeert als verzekering: een kleine investering aan het begin die veel problemen later voorkomt.

Veelgemaakte fouten bij projectbriefings

Zelfs organisaties die een briefing maken, lopen soms in valkuilen. Dit zijn de vijf meest voorkomende fouten:

1. Te vaag geformuleerde doelen – Zinnen als “we willen verbeteren” zeggen niets. Formuleer meetbare resultaten.
2. Geen betrokkenheid van stakeholders – Een briefing zonder input van de opdrachtgever of eindgebruiker mist draagvlak.
3. Te veel details – Een briefing is geen draaiboek. Houd het overzichtelijk en relevant.
4. Geen duidelijke verantwoordelijkheden – Als iedereen verantwoordelijk is, voelt niemand zich verantwoordelijk.
5. De briefing niet gebruiken – Het document verdwijnt in de la, terwijl het juist een referentiepunt moet zijn tijdens het project.

 Wat is het doel van een projectbriefing?

Een projectbriefing heeft als voornaamste doel om helderheid en structuur te bieden voordat een project van start gaat. Het is een communicatiemiddel dat ervoor zorgt dat alle betrokkenen dezelfde verwachtingen hebben en begrijpen wat er moet gebeuren, waarom dat belangrijk is en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Hoe stel je een projectbriefing op?

Deze elementen zitten in een goede projectbriefing:

1. Projectnaam & Deadline
   Geef je project een duidelijke, herkenbare naam. Benoem daarnaast de harde deadline en de belangrijkste mijlpalen, zodat iedereen weet waar naartoe gewerkt wordt.
2. Over het project
   Beschrijf de aanleiding: waarom start dit project? Benoem ook de initiatiefnemer(s) en hun motivatie, zodat de context en urgentie helder zijn.
3. Projectdoelen
   Formuleer het hoofddoel van het project. Werk dit uit in subdoelen en verwachte resultaten, zodat iedereen hetzelfde eindbeeld heeft.
4. Over het team
   Schets de samenstelling en expertise van het projectteam. Benoem de projectleider en duidelijke aanspreekpunten. Leg ook vast hoe er wordt gecommuniceerd, bijvoorbeeld via wekelijkse stand-ups of maandrapportages.
5. Deliverables
   Maak een lijst met de concrete resultaten die opgeleverd moeten worden. Benoem per deliverable wie verantwoordelijk is, zodat eigenaarschap duidelijk is.
6. Tijdlijn
   Splits de looptijd van het project in overzichtelijke fasen. Plan evaluatiemomenten en bepaal meetpunten voor de voortgang. Gebruik hierbij bijvoorbeeld de QuickScrum-methode om in 15 minuten de eerstvolgende acties vast te leggen, inclusief wie wat doet, hoeveel tijd dat kost en in welke volgorde.
7. Evaluatie & Rapportage
   Spreek vooraf af hoe resultaten worden gemeten en gerapporteerd. Leg de frequentie vast: wekelijks, maandelijks of per fase. Zo blijft de voortgang inzichtelijk en kunnen knelpunten tijdig worden opgelost.
8. Oproep tot samenwerking
   Sluit de briefing af met een duidelijke oproep richting alle betrokkenen. Benoem waar commitment nodig is en hoe verantwoordelijkheid wordt genomen. Dit vergroot draagvlak en betrokkenheid.
9. Risico’s & Afhankelijkheden
   Benoem de belangrijkste externe factoren die het project kunnen beïnvloeden, zoals regelgeving, leveranciers of marktontwikkelingen. Schrijf ook op welke acties je neemt om risico’s te voorkomen of te beperken.
10. Succescriteria / KPI’s
    Leg vast hoe succes wordt gemeten. Maak criteria concreet en meetbaar (bijvoorbeeld aantal scenario’s of interviews afgerond) en koppel ze aan beslismomenten of mijlpalen.
11. Middelen / Budget
    Beschrijf welke middelen beschikbaar zijn. Wees realistisch in uren en capaciteit en houd rekening met verlof of piekperiodes. Wees daarnaast transparant over budget en tools.

Extra tips voor projectmanagers

• Begin klein: een projectbriefing hoeft geen dik rapport te zijn. Max 2 A4.
• Betrek het team: maak de briefing samen, zo ontstaat draagvlak.
• Houd het levend: gebruik de briefing als referentiepunt in elke evaluatie.
• Koppel aan strategie: zorg dat de projectdoelen aansluiten bij de organisatiedoelen.

Start elk project met focus en structuur

Wil jij jouw projecten vanaf dag één scherp en succesvol starten? Gebruik ons projectbriefing checklist. Het geeft je team direct overzicht, voorkomt misverstanden en versnelt de samenwerking. Download de checklist gratis en zet vandaag de eerste stap naar een strak georganiseerde en resultaatgerichte projectaanpak.

FAQ over een projectbriefing

Wat is een projectbriefing?
Een projectbriefing is een document dat doelen, taken en verantwoordelijkheden bij de start van een project vastlegt.

Waarom is een projectbriefing belangrijk?
Het voorkomt misverstanden, versnelt de samenwerking en vergroot de kans op succes.

Wie stelt de briefing op?
De projectleider of opdrachtgever maakt de briefing in overleg met het team.

Hoe lang duurt het om een briefing te maken?
Meestal 1 tot 2 uur. Het bespaart weken aan correcties later.

Kun je een briefing aanpassen?
Ja, maar wijzig alleen wat echt nodig is. Houd de basis stabiel voor consistentie.

Is er een voorbeeld van een projectbriefing?
Ja, we hebben een compleet ingevulde projectbriefing als voorbeeld. Deze laat zien hoe je alle onderdelen concreet kunt maken – van doelen en deliverables tot risico’s en succescriteria. Je kunt het voorbeeld gratis downloaden en gebruiken als inspiratie voor jouw eigen projecten.

Vragen of sparren?

Heb je nog vragen over dit of over andere zaken wat betreft projectmanagement zoals bijvoorbeeld hoe je goede projectmeetings realiseert, of grip houdt op de vele taken binnen je project of wil je sparren over hoe jij dit format het beste inzet?

Neem gerust contact op met Intenza. We denken graag met je mee.