Team communicatie verbeteren

Je bent leidinggevende van een team en wilt de team communicatie verbeteren. Je team werkt nauw met elkaar samen en dat gaat vrijwel altijd goed. Maar je merkt ook dat er voorbeelden zijn waarin de communicatie minder soepel loopt. Je wilt het onderwerp teamcommunicatie bij de kop pakken en er samen achter komen waar je de verbetering kunt realiseren.

Communicatie binnen het team onder de loep

Een manier om de verbeterpunten boven water te krijgen én daarbij meteen tot een concreet plan van aanpak te komen doe je met behulp van de WKB-methodiek. Deze ‘Wat Kan Beter’ methodiek is een praktisch instrument waarmee je in minder dan een uur je team betrekt bij het bepalen van wat goed gaat en wat beter kan. Bovendien maak je direct een gezamenlijk plan met acties om aankomende periode op te pakken.

De methodiek creëert beweging binnen het team, is op allerlei onderwerpen binnen het bedrijf inzetbaar en is erop gericht om van praten naar doen te gaan. Iets waar mensen over het algemeen meer energie van krijgen en meer van leren dan enkel praten.

4 stappen om de team communicatie te verbeteren

Je hebt het team vorige week geïnformeerd over de meeting van maandagochtend waarin het onderwerp teamcommunicatie aan bod komt. Je hebt je team alvast gevraagd wat punten te noteren wat goed ging en wat beter kon in de team communicatie afgelopen periode. Het moment van de meeting is nu hier. Iedereen heeft een aantal punten voorbereid en het valt je op dat er toch wel speelt binnen het team. Tijd voor verbetering.

Stap 1: Start met wat goed gaat

Vanuit Intenza geloven we dat je niet alleen moet kijken naar wat beter kan maar juist moet starten met datgene dat goed gaat en hoe je dit verder uit kunt vergroten. Je start dus met de WGG-ronde.  De ‘Wat Gaat Goed!’ ronde.

Je laat iedereen een aantal punten voor zichzelf noteren waarin zij vinden dat de communicatie goed verliep afgelopen periode. Na 5 minuten haal je dit plenair op en noteert alle WGG-punten op een whiteboard of flipover. Hierdoor is het voor iedereen goed zichtbaar wat goed gaat en kun je vervolgens vragen waarom de communicatie juist hier zo soepel verloopt.

Iedereen kan zijn mening geven en dit resulteert in een golf van positieve bevindingen waar veel van geleerd kan worden. In feite worden nu de succes ingrediënten van de communicatie genoemd welke je kan gebruiken op andere situaties die mogelijk minder soepel lopen. Het benutten van deze groene golf door het concretiseren en toepassen van de succes ingrediënten op andere situaties is een snelle manier om resultaten te vergroten en in dit geval met het team verbetering in de communicatie te realiseren. Van de positieve bevindingen (en mogelijk hier en daar een compliment) zal het team energie krijgen en zullen ze beter in staat zijn de goede elementen uit deze ronde toe te passen op de volgende ronde waar er besproken wordt wat er beter kan.

Stap 2: Bepaal samen wat beter kan

De WKB-ronde (Wat Kan Beter – Ronde) doe je net als de vorige ronde met het hele team. Echter in groepsverband komt het vaak voor dat niet iedereen zijn mening durft te uiten. (Zeker niet als het verbeterpunten betreft). Je maakt dus groepjes van 3 en laat iedereen in een aparte ruimte overleggen wat in hun ogen beter kan in de communicatie.

Doordat je nu aparte groepjes maakt, creëer je voor iedereen een veilige omgeving om zijn of haar mening te geven en weet je zeker dat alle collega’s inbreng hebben gehad in de beweging die je wilt realiseren. Geef wel aan dat de verbeterpunten algemeen moeten zijn en niet persoonlijk. Op die manier voorkom je roddelen binnen de groepjes en mogelijk een persoonlijke vete die in het overleg wordt aangeboord.

Je laat de groepjes minimaal 3 verbeterpunten noteren om dit na 15 minuten wél plenair op te halen.

Stap 3: Verklein de actie, vergroot de frequentie

Je hebt nu de verbeterpunten op het whiteboard genoteerd. Wat je niet wilt is dat je team een overkill krijgt aan veranderingen en verbeterpunten waardoor ze deze minder goed weten toe te passen en je uiteindelijk niet het gewenste resultaat haalt. Wat je wél wilt is een concreet plan van aanpak, die makkelijk toe te passen is in de dagelijkse werkzaamheden. Door een top 3 te maken en niet meteen alle punten aan te pakken verklein je de actie en verhoog je de frequentie. Minder tegelijk, vaker oefenen.

Terug naar de vergadering. Jouw whiteboard staat nu vol met verbeterpunten en je gaat met het team de top 3 bepalen. Iedereen krijgt 3,2 en 1 stem die ze kunnen verdelen over de punten op het whiteboard. Jij als leidinggevende noteert achter elk verbeterpunt hoeveel stemmen die gekregen heeft waardoor er aan het einde een goed overzicht ontstaat van de uitdagingen die het meest leven onder de teamleden.

Maar hoeveel leven deze uitdagingen onder de teamleden? Dat achterhaal je snel door te kijken naar de balans tussen de WGG en de WKB. Je vraagt aan iedereen een rapportcijfer te geven aan de communicatie binnen het team. 1 het laagst, 10 het hoogst. Deze cijfers vormen samen een gemiddelde en die verdeel je over de WGG en de WKB.

Voorbeeld: Het team heeft een 7.2 gemiddeld. Dan krijgt de WGG dus 72% en de WKB 28%. Hartstikke goed dat 72% goed gaat! De beweging hoeft maar in die 28% plaats te vinden! En hoe gaan we nou verbetering realiseren zodat die 28% nog minder wordt?

Stap 4: Concretiseer de Wat naar de Hoe en kom tot een actieplan

De WKB top 3 die je zojuist met het team bepaald hebt is de Wat. Nu gaan je kijken Hoe je dit gaat doen als team. Wat moet er anders om tot ander resultaat te komen?

Wederom maak je een verdeling van groepjes van 3 en laat je ze in aparte ruimtes sparren over concrete oplossingen voor de top 3 verbeterpunten. Noteer na 15 minuten plenair de ideeën op het whiteboard en bepaal welke acties/veranderingen snel en makkelijk toe te passen zijn. Door de acties te ondersteunen met praktijkvoorbeelden zorg je ervoor dat de collega’s makkelijk te vertaling naar de werkvloer kunnen maken en sneller gewenst gedrag zullen vertonen.

Stel als leidinggevende bewegingsvragen zoals: wat is de eerste actie die je gaat doen deze week om de nieuwe werkwijze eigen te maken? Ik zal halverwege de week bij je ophalen wat de reacties waren.

Aan het eind van de week/maand kun je nogmaals ophalen bij het team hoe het gegaan is en welke successen er geboekt zijn met de nieuwe werkwijze. Maak er een leermoment van elkaar voor door te vragen naar praktijkvoorbeelden wat ze anders gedaan hebben en wat het resultaat hiervan was. Als de verbeterpunten gewenst gedrag heeft opgeleverd is het een goed moment om de overige verbeterpunten die de top 3 niet gehaald hadden erbij te pakken. Er was echter 28% te verbeteren en die ligt ook in die overige verbeterpunten.

Praktische methodiek om tot een verbetering te komen

Door eens in de zoveel tijd deze WGG & WKB intervisie met het team te doen, heb je een praktisch instrument je team betrekt bij het bepalen van wat goed gaat, wat beter kan en direct een gezamenlijk plan maakt met acties om aankomende periode op te pakken. In dit voorbeeld wordt de methodiek ingezet om de team communicatie te verbeteren maar het kan op allerlei onderwerpen binnen het bedrijf ingezet worden zoals bijvoorbeeld klantervaring of werkgeluk.

Succes met het toepassen van deze tips en het realiseren van beweging binnen jouw team!

Wil je nog meer inspiratie over hoe jij je voornemens van je organisatie of team gaat realiseren? Aarzel niet en neem contact op met Intenza. Wij helpen je graag!