0165 74 60 15

×

Er moet iets veranderen, die conclusie is bij veel ondernemingen snel getrokken. Tijd dus voor een veranderingstraject. Tijdens een spetterende kick-off worden alle neuzen enthousiast dezelfde kant opgezet. Maar hoe is het enkele maanden later? Dan blijkt vaak dat starten heel wat makkelijker is dan volhouden! Om te bewijzen dat volhouden weliswaar moeilijk is, maar zeker niet onmogelijk, starten we in I Live met deze rubriek waarin managers van ondernemingen terugblikken op enkele maanden van verandering. Een rubriek vol tips en inspiratie voor veranderingsmanagers! In deze editie van I Live bijt Gé Faessen, manager Personeel en Organisatie van Gielissen Interiors & Exhibitions het spits af.

Gielissen creëert en realiseert unieke ruimtelijke presentaties: stands voor beurzen, interieurs voor diverse doeleinden, musea, roadshows, decors en displays. Vaak ook complete beurzen en evenementen. In samenwerking met Intenza is Gielissen (375 medewerkers) acht maanden geleden gestart met een veranderingstraject met ambitieuze targets voor de komende jaren. Gé Faessen treedt in dit traject op als inspirator en begeleider.

Kunt u aangeven wat u van tevoren met het veranderingstraject bij Gielissen voor ogen had en dan vooral met betrekking tot het gedrag van de medewerkers?
“We hebben bij Gielissen de ambitie uitgesproken dat wij het beste bedrijf in onze branche willen zijn. Wij waren ervan overtuigd dat leidinggevenden hierin een grote invloed uit kunnen oefenen en bovendien hadden we het gevoel dat we veel meer uit onze leidinggevenden konden halen. Daarom hebben we de top 25, de mensen op de belangrijkste leidinggevende posities, uitgenodigd voor het veranderingstraject dat we samen met Intenza in gang hebben gezet, met als doel om te groeien naar inspirerend leiderschap en de beste in de branche te worden.

Inspirerend leiderschap leidt ertoe dat medewerkers in beweging komen, professioneler te werk gaan, scoren, meer initiatieven nemen en hierdoor tot betere prestaties. Maar dat is niet het enige doel dat wij voor ogen hadden. Inspirerend leiderschap zorgt ook voor tevreden medewerkers die zich kunnen ontwikkelen en die adequaat worden aangestuurd om een uitdagend takenpakket aan te kunnen. Maar heel belangrijk vind ik ook dat alle medewerkers er vooral heel veel plezier in hebben om hier te werken.

Wat we geleerd hebben uit de eerste prille stappen: begin niet met een spetterende kick-off, maar laat de mensen de andere manier van leidinggeven beleven. Daarom zijn we eerst begonnen met het groeps-mt te laten bewegen en enthousiast te krijgen en daarna de overige 20 mensen uit de top 25.”

Hoe reageerden de mensen in eerste instantie op het traject: enthousiast of zagen ze het als kritiek op hun functioneren?
“Vanaf het begin waren alle betrokkenen heel positief. Ze zijn eigenlijk gegroeid van positief naar enthousiast, omdat er heel veel inzicht wordt gecreëerd. Het grootste probleem voor de managers is nu nog om een selectie te maken uit alles wat ze aangereikt krijgen. Ze willen in hun enthousiasme het liefst alles oppakken, maar dat gaat natuurlijk niet, dat werkt contraproductief.”

U heeft als manager Personeel & Organisatie binnen het veranderingstraject een belangrijke rol gespeeld als inspirator. Kunt u aangeven hoe u die rol heeft ingevuld?
“Inspirator vind ik teveel gezegd. Ik zou mijn eigen rol toch wel heel bescheiden neer willen zetten als initiator, adviseur en procesbewaker en dat met respect voor de afwegingen die elk individu maakt. Dus ik ben daarin niet al te sturend aanwezig. Bovendien ben ik zelf ook een van de deelnemers aan het veranderingstraject. Ik leer er dus ook veel van.

Een van de dingen die we gemerkt hebben: het is heel moeilijk om gedrag concreet te maken! Voor mezelf maak ik gebruik van een inspiratieplanner die ik samen met Intenza heb opgesteld. Daarin heb ik op weekniveau en zelfs op dagniveau het gedrag dat ik wil laten zien concreet gemaakt.

Het is een proces van vallen en opstaan waarin we steeds blijven leren, van onze eigen ervaringen, maar ook van die van anderen. Daarom delen we nu in het mt wekelijks onze ervaringen op het gebied van inspirerend leiderschap.”

Wat heeft u inmiddels zelf opgestoken als deelnemer aan het veranderingstraject?
“Ik heb in mijn kantoor een tijd een groot papier gehad met daarop de tekst ‘Hier valt niets te beleven’. Een van de concrete dingen die ik zelf heb geleerd is namelijk dat je de mensen moet opzoeken om ze te kunnen inspireren. Daarom laat ik veel vaker dan voorheen mijn gezicht zien op alle vestigingen. Een andere belangrijke les is dat je andere mensen de verandering moet laten beleven, in plaats van hoog van de toren te blazen.

Ik heb vooral geleerd hoe moeilijk het is om gedrag te veranderen. Petra Kerrebijn van Intenza heeft ons in een training verteld dat het gemiddeld 21 keer oefenen kost om vaardig te zijn. Alleen als je gedrag concreet maakt en je omgeving mobiliseert heb je goede kansen dat er ook echt iets verandert. En het gaat er daarbij natuurlijk niet om hoe je dat zelf ziet, maar vooral om hoe anderen die verandering beleven. Ik heb in het verleden veel leiderschapstrainingen gevolgd, maar ik vond het echt geweldig hoe Mario Bierkens van Intenza hieraan een heel concrete invulling wist te geven. Je kreeg echt het gevoel dat je er de volgende dag iets mee kon doen. Het was ook echt zo dat een dag later iedereen in beweging was.”

Om richting te geven aan de verandering heeft u samen met Intenza een gedragskompas opgesteld op basis van het acroniem PASSIE. Dat staat voor de kernwoorden Professioneel, Afspraak = Afspraak, Scoren, Slim werken, Initiatief en nummer Een zijn. Heeft u deze kernwaarden inmiddels vertaald naar Momenten van de Waarheid? Kunt u hiervan enkele voorbeelden geven?
”We hebben inderdaad het PASSIE-gedrag vertaald naar Momenten van de Waarheid, momenten waarop je het verschil moet maken. Een voorbeeld: voor de afdeling Concept & Design is het presenteren van een ontwerp bij de klant een heel belangrijk moment. Wij hebben nu afgesproken dat er, voordat men gaat ontwerpen, altijd eerst contact met de klant is voor aanvullende informatie. Dat leidt tot een beter ontwerp met een hoger ontwerpscoringspercentage, zoals wij dat noemen. Vroeger verliep dat grotendeels via de accountmanagers. Nu pakken de ontwerpers zelf de telefoon of gaan langs om de briefing nog eens met de klant door te spreken. Daaruit komt een schat aan informatie voort.
Ook hebben we veel vooruitgang geboekt op het punt van inspirerende meetings. Die worden veel beter door deelnemers voorbereid, er zijn meer agendapunten en de doorlooptijd is, dankzij de goede voorbereiding, ook korter.

Een voorbeeld uit mijn eigen sector P&O: hier komen veel medewerkers met vragen over arbeidsvoorwaarden en dergelijke. Wij hebben met de collega’s afgesproken dat we daar altijd binnen 24 uur een bevredigend antwoord op geven, zodat ook interne klanten het gevoel hebben dat ze goed geholpen zijn.

Een laatste voorbeeld op het gebied van sales: als we een order níet binnen halen, wordt dat vaak door de klant per post of per mail doorgegeven. Wij bellen nu altijd na met de vraag waarom wij die order niet hebben gekregen. En in 10 tot 15% van de gevallen, krijgen we de order dan alsnog!”

Wat doet u om de resultaten inzichtelijk te maken?
“De belangrijkste manier waarop resultaten inzichtelijk worden is natuurlijk het gedrag van de top 25. Daarnaast hebben we in de diverse kantines van het bedrijf beeldschermen opgehangen om onze successen te laten zien. We proberen PASSIE en inspirerend leiderschap op de agenda’s van alle afdelingsoverleggen te krijgen. Omdat we hebben geleerd om gedrag te concretiseren, zijn de persoonlijke ontwikkelplannen (POP’s) van onze medewerkers nu veel concreter dan voorheen. We hakken ontwikkelpunten in kleinere, concrete mootjes met een korte doorlooptijd. In plaats van te zeggen ‘je moet assertiever worden’, zeggen we bijvoorbeeld ‘je moet de komende week minimaal een keer nee zeggen op een verzoek en dit terugkoppelen naar je leidinggevende’.”

Wat gaat u de komende tijd doen om het traject levend te houden en te zorgen dat de organisatie in beweging blijft?
“De top 25 heeft inmiddels een gedegen introductie achter de rug. Met deze groep gaan we volgend jaar herhalen en verdiepen. Ook wordt dan een volgende groep leidinggevenden, projectmanagers en accountmanagers bij het traject betrokken, zodat de groep wordt uitgebreid tot ongeveer 70 mensen. We zijn bezig met de ontwikkeling van een PASSIE Scorebord waarop we concreet gedrag en de resultaten daarvan zichtbaar gaan maken. De scores vloeien voort uit een combinatie van een 360 graden feedback en de audit die leidinggevenden krijgen. Daarin zijn bijvoorbeeld vragen opgenomen als ‘welke zaken heb je opgepakt om verbeteringen door te voeren?’. Daarmee geef ik maar aan dat het geen vrijblijvend traject is, daar zijn we streng en consequent in. De top 25 moet wel het gedrag gaan vertonen dat volgens het PASSIE Scorebord gevraagd wordt. Het is heel hard werken om goede scores te laten zien, maar het geeft ook heel veel uitdaging, voldoening en tevredenheid.”

Wil je meer informatie? Neem dan contact op met Intenza.

Contact