Als HR-afdeling meer bereiken met minder middelen 

 

Dat dit een actueel onderwerp is bleek wel uit het aantal (35) HR-directeuren/-managers/-professionals dat gehoor gaf aan de uitnodiging van Intenza om deze workshop bij te wonen. De workshop werd gehouden op woensdagmiddag 10 juni 2009 bij Meetinc te Maarssen. 

 

 

Hoe kun je als HR-afdeling juist in tijden van tegenwind meer bereiken met minder middelen?

Over deze concrete vraag hebben de deelnemers gediscussieerd, ideeën uitgewisseld en tips gekregen. Het programma kende drie ‘onderdelen’

• Een praktijkcase

• Praktijkvoorbeelden van ‘Meer met minder’

• Netwerkspel: delen is vermenigvuldigen.

 

Praktijkcase

Stel, een interne opdrachtgever komt naar je toe en legt je de volgende vraag voor: 

‘Onze mensen moeten proactiever de markt op.

Het liefst doen we een training, maar we hebben geen budget.

Welke oplossingen/interventies kan je bedenken, waarmee je de opdrachtgever toch zijn doel kan laten bereiken zonder out of pocket kosten te maken?

 

De gasten wisselden allereerst hun ideeën en ervaringen uit. Het resultaat was een indrukwekkend overzicht van mogelijke interventies of toepassingen die met een relatief laag budget direct kunnen worden toegepast.

Hieronder de TOP 12:

1. Koppel mensen die niet gewend zijn om met weerstand in de markt om te gaan aan senioren die juist wel weten hoe hiermee om te gaan. Belangrijke criteria voor het bepalen of iemand senior is, is niet alleen de ervaring die hij heeft, maar vooral zijn performance in de huidige markt en het proactieve gedrag wat hij daar laat zien. Op deze wijze leert men van elkaar op de werkplek. 

2. Als (Sales-) directeur trommel je mensen op voor een bijeenkomst waarbij jullie samen gaan bellen voor afspraken in de markt. Succesfactoren zijn dat je het samen doet en dat de directeur zelf voorop gaat.

3. Maak de vraag van de opdrachtgever specifieker en kleiner. In het voorbeeld (de mensen moeten proactiever worden): wat moet men dan specifiek leren? En wat moet daar het resultaat van zijn? Wat is al gedaan? Wat heb jij als manager al specifiek opgepakt om dat voor elkaar te krijgen? Dan wordt de interventie ook specifieker, gerichter en mogelijk ook kleiner (in inspanning en budget).

4. Op de agenda van de lijn blijven zetten: ontwikkelen van de mensen en de continue rol van de managers daarin. Een voorbeeld: binnen meerdere organisaties wordt gezegd: als jij dat en dat wilt leren dan is het daarnaast ook heel belangrijk dat je manager, je leidinggevende, jou daar op de goede manier op gaat coachen en je gaat helpen bij het ontwikkelen van die leervraag. De managers worden dan begeleid in hun coachende rol. 

5. Een (sales-) award inschakelen, maar dan bijvoorbeeld gericht op de competentie dat mensen meer samenwerken. Hoe te doen? Door juist mensen die niet in de verkoop zitten uit te lichten dat zij een lead goed hebben opgepakt of goed hebben doorgevraagd. Dan zorgen dat het hele team dat uiteindelijk voor het succes heeft gezorgd wordt beloond met bijvoorbeeld een taart of een etentje.

 

 

6. De verkoopmensen gaan met een videocamera op pad, waarbij hen is gevraagd om bij hun eigen klanten te filmen bij het antwoord op de vraag: hoe ervaar je de dienstverlening, wat vind je van ons, wat vind je van mij als contactpersoon, wat zouden we beter kunnen doen? Hierdoor ontstond bewustwording bij de adviseur: wij praten veel te weinig met relaties over de samenwerking en veel te veel over de inhoud. Ook klanten reageerden bijzonder positief. Later zijn doelstellingen t.a.v. klanttevredenheid en het ontwikkelen van vaardigheden, ook in de beoordelingssystematiek opgenomen.

7. Stel, je krijgt de vraag om de vaardigheden van een bepaalde functiegroep te ontwikkelen: Bepaal van de functie, bijvoorbeeld managers, allereerst de criteria van de ‘ideale manager’. Alleen al die discussie levert al de nodige bewustwording en groei op. Na de vaststelling van de criteria is de volgende stap wat de specifieke ontwikkelbehoeften zijn van de individuele managers ten opzichte van het gewenste profiel. Resultaat: gericht op die situaties inspelen/ontwikkelen.

8. Wanneer er toch sprake is van een gewenste trainingsinterventie/kennistraining: zet interne experts/succesvolle professionals of managers in, die de sessies verzorgen.  Eventueel na een Train The Trainer-opleiding.

9. Het voorbeeld wordt gegeven van een directeur die informatie over successen uit het veld haalt en deze in de nieuwsbrief zet. Zo ontstaat er met vaste frequentie een successenmemo.

10. Mensen succesverhalen laten delen. Wat was succesvol, wat niet? Het kan in een werkoverleg. Het kan ook bijvoorbeeld twee keer in de week in een kwartiertje op de afdeling.

11. Het ‘Mijn tent is top’ idee. Dit is een voorbeeld van een bedrijf wat op internet een site heeft ‘Mijn tent is top’ waarin de succesrecepten staan. De kracht van dit concept ligt in het feit dat zij vervolgens regisseren dat de succesrecepten ook daadwerkelijk worden gekopieerd. Dit doen zij door de verschillende afdelingen verschillende succesrecepten te laten adopteren, dit gedurende 4 weken toe te passen en dan te evalueren wat er nog beter kan en wat de belangrijkste succesfactoren zijn geweest. Op deze manier regisseer je dus niet alleen het delen van successen, maar vooral het kopiëren van de succesfactoren en daar zit de winst.

12. Een debatavond van twee uur organiseren waarbij medewerkers met elkaar discussiëren over verschillende stellingen, bijvoorbeeld ten aanzien van productiviteit of ten aanzien van werkdruk et cetera. Leuk element hierbij is dat medewerkers zelf de opdracht hebben gekregen om eten en drinken te verzorgen. Dat heeft op zich al voor heel erg veel lol gezorgd. De opzet van de avond was ook in lijn met de cultuur binnen het bedrijf. Het is namelijk een redelijk competitief bedrijf en door te kiezen voor een debatavond waarbij het er ook om gaat of je het debat wint of niet, sloten ze aan bij de cultuur. Bovendien leidt dit ook tot inzicht voor mensen en het heeft bij dit bedrijf ervoor gezorgd dat medewerkers in een soort van flow kwamen die verder reikte dan alleen de avond zelf. Een soort van competitief gevoel van ‘dit varkentje zullen wij wel even wassen’. 

 

Meer realiseren met minder!

Aansluitend op de discussies lichtten Petra Kerrebijn en Mario Bierkens praktijkvoorbeelden toe en gaven zij de nodige  tips! Vanwege ons menselijke gedrag (5% bewust gedrag versus 95% onbewust gedrag) heeft een interventie vaak een kortdurend effect. Om daarnaast ook het nieuwe gedrag tot een (onbewuste) werkwijze te maken zijn zogenaamde 95% context-acties nodig.

Aan de hand van het realisatiemodel van Intenza hebben Petra en Mario zich in hun presentaties gefocust op ‘Concretiseren, Inspireren en Realiseren’.

 

 

 

1. Goedkoop beweging creëren door concretiseren

U kunt uw opdrachtgevers helpen om hun ambitie (bijvoorbeeld proactiviteit) te vertalen naar concreet gedrag (HOE doe je dat? als manager en als medewerker).

Dit kan er zelfs toe leiden dat de interventie (bijvoorbeeld training) niet eens meer nodig is maar de concretisering alleen al genoeg is. Immers: Concretiseren vergroot de realisatiekans van 4 naar 46%! (Bron: Ben Tiggelaar).

 

Resultaten van concretiseren die Intenza bij haar relaties heeft ervaren zijn bijvoorbeeld een verhoogde klanttevredenheid (ruim 2 rapportcijfers hoger in 2 jaar tijd), 25% omzetgroei in 16 weken en een stijging op de ranglijst van positie 9 naar 2. Maar hoe doe je dat?

 

Een voorbeeld:

• Het kopje cappucino voor de trainer bij binnenkomst. Hoe hadden zij dit voor elkaar gekregen? Door met elkaar te brainstormen over belangrijke momenten om de verwachtingen te overtreffen en met elkaar te bepalen hoe zij op deze momenten de verwachtingen konden overtreffen (week 1). Vervolgens hebben zij 3 momenten geselecteerd waarmee gedurende 4 weken werd gestart (week 2-6).  De best werkende gedragingen (lees het gedrag waarop de gast het meest enthousiast reageerde) werd vervolgens als werkwijze afgesproken (week 7).

 

 

 

Hoe kun je het principe van concretiseren in je adviesrol nog meer benutten?

• Inwerkprogramma’s: stel mensen moeten meer pro actief zijn, verwerk dit dan in de aanpak van de inwerkprogramma’s bijvoorbeeld door een spelvorm of andere actieve werkvormen waarmee zij in plaats van ‘consumeren’ meteen worden geactiveerd. 

• Managementdagen/heisessies: ook hier is het advies om mensen het gewenste gedrag te laten beleven door de vorm van het programma aan te passen. Stel men wil meer samenwerken waarbij de afdelingsplannen moeten worden uitgewisseld dan kun je bijvoorbeeld rondes doen waarbij men advies en tips kan geven op de plannen.

• Brown paper-sessie: een financiële afdeling wilde proactiever opereren. Zij hebben een brown paper-sessie gedaan waarop zij stapsgewijs hun werkproces in kaart hebben gebracht. Ronde 1 was het in kaart brengen van de momenten en hoe zij het nu doen. In Ronde 2 werd dit aangevuld met post its waarop de ideeën voor pro activiteit op die momenten werden toegevoegd. Ronde 3 was de selectie wat men ging doen. Een dergelijke brown paper-sessie kun je ook met je opdrachtgever initiëren.

 

2. Communiceren wordt inspireren: voorbeeldgedrag is gratis!

Kinderen doen niet wat ouders zeggen maar wat zij doen...

Dus niet door te vertellen wat mensen moeten doen ontstaat beweging maar te communiceren met je gedrag (voorbeeldgedrag van de leiders dus). Enkele voorbeelden:

• De manager die coachgesprekken voert bij meereizen op weg naar de klant in de auto ging voeren omdat hij vond dat zij vaker bij klanten moesten zitten.

• De manager met de lege accu op vrijdagmiddag waarna iedereen een lege accu had op vrijdagmiddag

• De manager die binnen 2 dagen na het overleg zijn uitgewerkte actiepunten rondstuurde omdat hij afspraken nakomen tot belangrijk gedragspunt had verheven.

Als HR-adviseur kun je de manager hiervan bewust maken; immers voorbeeldgedrag kost niets (alleen discipline). 

 

 

3.  Regisseer de beweging

Een paar tips die u in uw contacten met opdrachtgevers kunt toepassen:

• Formuleer samen met opdrachtgevers de top 3 quick wins en laat hen daarmee starten. Nog voordat er ook maar één interventie heeft plaats gevonden. Ze zullen versteld staan van het effect! Een voorbeeld van een quick win is de Shel-aanbieding: wil u gebruik maken van de weekaanbieding?, de zogenaamde 5 minuten-training, et cetera.

• Voor je adviesrol richting opdrachtgevers geldt ook: vraag hen om er niet iedere keer meer te vragen van hun mensen maar om ook een stop doing-list te maken die het mogelijk maakt om focus te leggen op het gewenste actiepunt.

• Spar met je opdrachtgevers hoe zij de effectiviteit hun dagelijkse aansturing kunnen vergroten. Uitgangspunt is niet een opleiding maar: de beweging die de medewerker maakt bepaalt de interventie (eerst bewegen dus en afhankelijk daarvan een interventie). 

• Kijk met je opdrachtgevers hoe zij de omgeving kunnen mobiliseren. Bijvoorbeeld door dingen te visualiseren rondom de werkplek (logobord), De krant van de toekomst aan de muur, door duo’s te maken die elkaar scherp houden, et cetera. Daarbij gaat het niet alleen om ‘toeters en bellen’ maar ook om 

• Voorkom een focus op wat er verkeerd gaat. Realiseer de groene golf door het achterhalen van succesrecepten. Maar dat is pas stap 1! De key success factor is dat je je opdrachtgever helpt om te regisseren dat deze succesrecepten ook worden gekopieerd (een succes verkoopt beter dan een idee)! En wat wordt jouw opdrachtgever hier beter van? Het managen wordt veel prettiger en de resultaten nemen zichtbaar toe. Denk aan het salesexperiment waarbij het team wat de focus legde op het verdubbelen van de succesacties 67% meer groeide dan het team dat de focus legde op wat er niet goed ging. 

• Adviseer je opdrachtgever om overlegmomenten te benutten als interventie- en inspiratiemomenten. Ook dit kost niets en levert bovendien nog veel enthousiastere reacties op. Bovendien geeft dit leidinggevenden een veel beter beeld van hoe mensen het nu echt doen. Op basis daarvan kan veel beter worden bepaald of en zo ja welke interventie nodig is.

 

Delen leidt tot vermenigvuldigen

Het laatste onderdeel van de middag, het netwerkspel, werd enthousiast ontvangen en ingevuld! De nodige contacten werden gelegd, hulp/ideeën werden over en weer uitgewisseld evenals telefoonnummers en visitekaartjes.

Bijna geruisloos was de overgang van het netwerkspel naar de borrel.

Daar werd nog door- en nagepraat over de gemeenschappelijke deler van deze middag: hoe je met minder middelen meer kan bereiken. En hoe men de interne opdrachtgevers kan stimuleren en adviseren.

 

 

De aanwezige gasten hebben de sessie na afloop beoordeeld. Overall krijgt Intenza een 8.9 voor deze HR Workshop.

 

Hieronder enkele reacties:

• Handige tools om te gebruiken in de praktijk.

• Inspirerend!

• Prima inhoud en prettige sfeer.